Två appar för två hotell.

Grand Hotel Lysekil och Fjordhotellet kör sin drift i Housekeeping, som vi har designat och byggt. För Grand Hotel byggde vi också gästportalen Zuve.

Housekeeping: rummen per våning med städstatus

Det började med papperslistor

Två problem på samma hotell.

Gäster ringde receptionen för sådant som kunde lösas i mobilen, och städet jobbade med papperslistor som var fel samma stund de skrevs ut.

Vi byggde inte två lösningar som inte vet om varandra. Zuve tog gästen från SMS till incheckning. Housekeeping samlar reception, städ och frukost i realtid. Båda pratar med Sirvoy, Notion och varandra.

Sedan starten har Housekeeping vuxit med hur hotellet faktiskt jobbar. I dag kör även Fjordhotellet appen, och frukostinköp, rumsbesiktningar och felanmälningar till hantverkarna ligger på samma ställe som städet.

Housekeeping

Städsystemet och driftsystemet för hotellet.

Inga papper och inga walkie-talkies. Reception, städ och hantverkare ser samma sak i realtid: vilka rum som är klara, vad som är trasigt, vad som ska göras i dag och hur många frukostgäster med allergier som kommer i morgon.

Housekeeping för ert hotell

Rumsöversikt
Städstatus per våning i realtid, synkad åt båda hållen med Sirvoy.
Rumskortet
Anmälda fel, rummets uppgifter och när det senast städades.
Uppgifter
Rutiner i tidsblock, rumsbyten, tillval och det som blev kvar i går.
Frukost
Sju dagar framåt med antal gäster och allergier, ur bokningarna.
Inköp och lager
Beställningar räknade på frukostgästerna och leveranser som scannas in.
Rumsbesiktning
Rundor genom alla rum. Varje åtgärd följs tills den är klar.
Fel och hantverkare
Felanmälan med foto hamnar direkt i hantverkarens lista.
Fjordhotellet
Samma app för ett andra hotell, med eget tema och veckostäd.

Rutiner som fyller på sig själva

Driftpärmen i Notion, bredvid appen.

Klockan sju öppnar receptionisten Notion. Där ligger dagens lista: arton uppgifter för förmiddagen, i rätt ordning, med ett kort för varje. Ingen har skrivit listan i morse. Den skapas av sig själv varje dag, ur rutiner vi byggde en gång.

Över 70 rutiner ligger som mallar, med sex intervall från varje dag till en gång om året. Hotellet betalar för ett konto i Notion. Resten av personalen använder det gratis.

Notion: förmiddagspasset en vanlig dag, arton uppgifter avbockade

Notion: ett rutinkort med steg att bocka av

Notion: startsidan med felanmälan, slut vara och samtal från gäst

För personalen
Du ser bara det som gäller ditt pass just nu. Varje kort säger vad som ska göras och varför. Passbytet blir en rad i listan i stället för något man hoppas komma ihåg.
För chefen
Vad som är gjort, vad som pågår och vad som blev liggande syns direkt, utan att fråga någon. Gårdagens lista finns kvar, så det går att se hur veckan gick.
För den som är ny
Följ listan första veckan, så har du lärt dig jobbet. Rutinerna är skrivna för någon som aldrig stått i receptionen förut.
Ihop med appen
En felanmälan med foto i Housekeeping blir en arbetsorder i pärmen. Slut vara i appen blir ett inköpskort. Allt som ska göras finns på ett ställe.

Från städlista till driftsystem

Varje del byggdes för ett problem personalen faktiskt hade, och finns kvar för att den används.

Rum och städstatus
Tavlan som hela hotellet utgår från.
- Städstatus per våning, synkad i realtid mellan alla enheter
- Tvåvägssynk med Sirvoy: bokningar in, städstatus ut
- Incheckning, utcheckning, stanna-städ och rumsbyten räknas fram ur bokningarna
- Prio från receptionen när en gäst kommer tidigt eller rummet måste städas i dag
- Flera städare på samma rum, med signering när det är klart
- Stör ej-skylt och "spara rummet till i morgon" med godkännande
- Kontroll av extrasäng och babysäng innan rummet markeras rent
- Refresh av rum som stått tomma, och när rummet senast städades
- Historik 30 dagar bakåt
Uppgifter och rutiner
Allt som ska göras i dag, i en lista.
- Rutiner i tidsblock för morgon, dag och kväll, med Nu-markering
- Dagliga, veckovisa, månatliga och enstaka rutiner, med bild
- Svar som bock, ja eller nej, antal eller text, och medsignering
- "Läst och förstått" och rapport när en instruktion är otydlig
- Rumsuppgifter med foto, direkt från rumskortet
- Automatiska uppgifter ur bokningens tillval: extrasäng, babysäng, hundrum, tidig incheckning och sen utcheckning
- Brådska i tre nivåer, ångra-knapp och "kvar sedan i går"
- Morgonpåminnelse om rutiner som missades
- Tvätträkning: vagnar med foto och hyllor räknas, och summan mejlas till hotellet
Frukost
Köket vet vad som väntar innan morgonen.
- Antal frukostgäster sju dagar framåt
- Allergier och anteckningar per dag, hämtade ur bokningen
- Dagens frukostlista per rum, där serveringen prickas av
Inköp och lager
Från beställningslista till fyllt förråd.
- Beställningsförslag räknat på frukostgästerna
- Påminnelse dagen före leverans
- Leveransen scannas in med mobilens kamera och stäms av mot beställningen
- Inventering med scanning, samt svinn och uttag
- Minibar: städet trycker "Snart slut", receptionen beställer
- Returbackar och önskemål utanför listan
- Grossistens inköpsrapport läses in med ett klick
- Beställningen mejlas till leverantören, med följesedel som PDF
Rumsbesiktning
Klagomål och kvalitetskontroll som följs upp.
- Klagomål med checklista och tidsgränser
- Besiktningsrundor genom alla rum, våning för våning
- Varje åtgärd går till städ eller hantverkare, med foto
- Logg per ärende tills allt är gjort
Fel och hantverkare
Felanmälan som inte försvinner på vägen.
- Felanmälan med foto från rumskortet, med kategori och brådska
- "Ur funktion" syns direkt på rummet
- Hantverkarläge på iPaden: Klart eller Kan inte lösas
- Receptionen placerar om ärendet eller bokar extern firma
- Tidslinje per ärende och markering när något är försenat
- Tips om när rummet är ledigt att gå in i
- "Städa efter hantverkaren" blir en uppgift till städet
- Kopia till Notion
Två hotell och administration
Ett system, flera verksamheter.
- Grand Hotel Lysekil och Fjordhotellet i samma app, med eget tema
- Lägenheter, hostelytor och veckostäd på Fjordhotellet
- Veckostäd per vistelse: inget städ, bara slutstäd eller egna datum
- Roller för städ, reception, admin och hantverkare
- Pushnotiser till rätt hotell och rätt roll
- Inställningar för städregler, refresh-intervall, roller och systemstatus
- Installeras som app på mobil och iPad

Zuve

Gästportalen, som vilar sedan september 2026.

Från ett personligt SMS till incheckningen. Gästen fyllde i sina uppgifter, valde tillval och hittade tips om Lysekil i telefonen, med bokningen hämtad direkt från Sirvoy.

SMS via 46elks, bokningen från Sirvoy och en guide till Lysekil skriven för hotellets gäster.